Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

ConsentForm est une application destinée aux tatoueurs, perceurs et praticiens du maquillage permanent, et à leurs studios, pour créer, gérer et archiver des formulaires de consentement numériques.

Contact : contact@consentform.fr

2. Données collectées

Selon votre utilisation de l'application, ConsentForm peut traiter les données suivantes :

• données de compte praticien : adresse e-mail, identifiants de connexion, informations de profil professionnel ;
• adresse e-mail de contact facultative et préférence d'inscription à la newsletter, si vous les renseignez volontairement dans l'application ;
• données de consentement client : identité, coordonnées, signature et informations de séance ;
• données de santé déclarées par le client dans la fiche : ses réponses (« Oui », « Non », ou « Non renseigné » s'il laisse une question sans réponse, ces questions étant facultatives) aux questions de santé que le praticien choisit de poser parmi : allergies, affections ou maladies, traitement médicamenteux, affections cutanées, tendance aux malaises ;
• documents que vous ajoutez et que nous conservons : logo, photos de votre galerie publique, photo de votre certificat d'hygiène, photo d'une encre enregistrée dans votre armoire numérique ;
• pour une fiche concernant un client mineur : l'autorisation parentale signée dans l'application par le parent ou le tuteur (son nom, sa qualité de mère, père, tuteur ou tutrice, la zone de l'acte autorisé, la case « information reçue », sa signature, le texte signé avec sa date et son heure, et le document PDF daté de l'autorisation) ou, pour une fiche remplie par QR code ou plus ancienne, la photo de l'autorisation signée ; et la photo d'une pièce d'identité (dans l'application, celle du parent qui signe : recto, et verso s'il est ajouté). Ces éléments sont conservés avec la fiche et envoyés par e-mail au studio avec le PDF ;
• en revanche, les photos prises au moment de la finalisation d'une fiche (encres, aiguilles, bijou) ne sont pas conservées sur nos serveurs : elles figurent uniquement dans le PDF généré et envoyé ;
• si le studio propose sa carte de fidélité (fonction Premium) et que le client, majeur, choisit de la rejoindre en cochant la case prévue à cet effet sur sa fiche : un lien personnel vers sa carte, la date de son inscription, et pour chaque visite qui compte sa date et le type de prestation (tatouage, piercing ou maquillage permanent), ainsi que le nombre de récompenses remises. La carte ne contient aucune donnée de santé ;
• données de paiement et d'abonnement : sur iPhone et iPad, l'achat est traité par l'App Store ; sur Android, par Google Play ; sur le site, l'abonnement est traité par Stripe. Dans tous les cas, vos coordonnées bancaires ne transitent jamais par ConsentForm et ne sont jamais enregistrées sur nos serveurs. Nous recevons l'état de l'achat ou de l'abonnement (produit, date, statut) ; pour un abonnement souscrit sur le site, Stripe nous transmet en outre les données de facturation ;
• pour la version web : un jeton de session conservé dans le stockage local de votre navigateur (voir la section 7) ;
• données techniques nécessaires au fonctionnement du service, à la sécurité et aux notifications.

3. Finalités du traitement

Ces données sont utilisées pour :

• créer et administrer les comptes utilisateurs ;
• générer, stocker et consulter les formulaires de consentement ;
• produire des documents PDF et envoyer des e-mails transactionnels ;
• vous adresser, uniquement si vous y avez consenti, notre newsletter et des communications (nouveautés, conseils) ;
• assurer la traçabilité des actes et des éléments utilisés ;
• gérer les achats intégrés, abonnements et droits d'accès ;
• permettre au studio qui le propose de tenir la carte de fidélité des clients qui ont choisi de la rejoindre : compter leurs visites, leur afficher leur carte et signaler qu'une récompense est disponible. Cette adhésion est facultative et distincte du consentement aux soins comme de l'accord pour recevoir des e-mails du studio ;
• à votre demande, si vous sollicitez l'offre d'un partenaire présenté sur notre page Partenaires en lui donnant l'adresse e-mail de votre compte : confirmer à ce partenaire que l'application a bien été achetée avec ce compte, sans lui communiquer aucune autre information ;
• sécuriser le service et améliorer son fonctionnement.

Les données de santé déclarées par le client servent uniquement à établir et conserver sa fiche de consentement et le PDF de cette fiche, et à signaler au praticien, dans l'application, qu'une réponse « Oui » a été donnée. Elles sont conservées avec la fiche sur nos serveurs (hébergement OVH, section 5), pour la durée indiquée à la section 6. Elles ne servent ni aux statistiques, ni à la publicité, ne figurent pas dans l'export CSV des fiches, et ne sont pas vendues. Le PDF qui les reprend est envoyé par e-mail, par l'intermédiaire de notre prestataire d'envoi (Brevo, section 5), lors de la finalisation : à l'adresse du studio et, en copie, à celle du praticien du studio qui a réalisé l'acte si elle est renseignée ; au client uniquement s'il a demandé à en recevoir une copie.

L'inscription à la newsletter est facultative et repose sur votre consentement (case à cocher dédiée dans l'application, non cochée par défaut). Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien présent dans chaque e-mail ou en écrivant à contact@consentform.fr. Le retrait du consentement ne remet pas en cause les envois effectués avant celui-ci.

4. Base légale

Les traitements reposent, selon les cas, sur l'exécution du contrat, le respect d'obligations légales, l'intérêt légitime lié à la sécurité du service, ou le consentement lorsque celui-ci est requis.

5. Destinataires et sous-traitants

Les données peuvent être traitées par ConsentForm et par des prestataires techniques nécessaires au service, notamment l'hébergement, l'envoi d'e-mails transactionnels, les notifications, l'authentification et la distribution via Apple et Google.

Interviennent en particulier :

• Apple : distribution de l'application, achats et abonnements souscrits sur l'App Store, et authentification si vous utilisez « Se connecter avec Apple » ;
• Stripe : traitement des paiements pour les abonnements souscrits sur le site. Stripe reçoit vos données de facturation et vos coordonnées bancaires, que nous ne voyons jamais ;
• Google : distribution de l'application Android, achats et abonnements souscrits sur Google Play, et authentification si vous utilisez « Se connecter avec Google ». Le module de connexion Google est chargé au démarrage de l'espace praticien dans le navigateur, ce qui donne lieu à une requête vers Google avant même que vous choisissiez un mode de connexion (voir la section 7).
• OVH : hébergement du site, de l'API et de la base de données ;
• Brevo : envoi des e-mails du service — fiche de consentement (PDF) adressée à votre studio et, en copie, au praticien de votre studio concerné, ainsi que, s'il en a demandé une copie, à votre client ; rappels de rendez-vous, notifications liées à votre compte ;
• Lagrume (agence web présentée sur notre page Partenaires) : uniquement si vous lui demandez son offre réservée aux clients de ConsentForm, la confirmation que l'application a bien été achetée avec le compte dont vous lui avez donné l'adresse ;

Certains de ces prestataires sont établis hors de l'Union européenne, ou y transfèrent des données. Ces transferts sont encadrés par les mécanismes prévus par le RGPD (clauses contractuelles types ou décision d'adéquation, selon le prestataire).

6. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée d'utilisation du compte, puis supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale de conservation ou demande légitime de l'utilisateur.

L'arrivée de la version web ne change rien à la conservation des formulaires de consentement : ils restent conservés dans votre espace tant que votre compte existe, et une fiche déjà signée reste consultable et téléchargeable même après la fin d'un abonnement premium.

La carte de fidélité d'un client et ses tampons sont conservés tant qu'il reste inscrit au programme du studio. Ils sont supprimés lorsqu'il quitte le programme depuis sa carte, après deux ans sans nouveau tampon (ou sans aucun tampon depuis son inscription), ou lors de la suppression du compte du studio.

Les pièces liées à la facturation des abonnements souscrits sur le site (factures, justificatifs de paiement) sont conservées pendant la durée imposée par la réglementation comptable et fiscale, y compris après la fermeture du compte.

7. La version web (espace praticien dans le navigateur)

ConsentForm s'utilise aussi dans un navigateur, sans rien installer, à l'adresse consentform.fr/app. Cette section décrit ce qui est propre à cette version.

Ce que votre navigateur demande à des tiers

L'espace praticien est conçu pour se charger depuis nos propres serveurs. Deux requêtes vers Google subsistent, constatées en mesurant le chargement de la page :

• accounts.google.com : le module « Se connecter avec Google » est chargé au démarrage, avant même que vous choisissiez un mode de connexion. Google reçoit à cette occasion les informations techniques que tout navigateur transmet en demandant un fichier, dont votre adresse IP ;
• fonts.gstatic.com : selon les caractères affichés à l'écran, le navigateur peut télécharger chez Google une police de secours pour certains symboles.

Si vous choisissez « Continuer avec Apple », le module correspondant est chargé depuis Apple à ce moment-là, et Apple traite votre authentification.

Ce qui est conservé dans votre navigateur

Une fois connecté, votre session est conservée dans le stockage local de votre navigateur, sous la forme d'un jeton qui ne contient aucune donnée de vos clients. Ce jeton vaut 30 jours au maximum ; passé ce délai, une nouvelle connexion est demandée. Aucun cookie publicitaire et aucun outil de mesure d'audience n'est utilisé sur l'espace praticien.

Vous pouvez vous déconnecter à tout moment : le jeton est alors effacé de votre navigateur et invalidé sur nos serveurs. Depuis votre profil, l'option « Déconnecter tous mes appareils » invalide d'un seul geste toutes les sessions ouvertes, y compris sur un appareil auquel vous n'avez plus accès.

Aucune fiche client n'est conservée dans votre navigateur, et donc aucune réponse au questionnaire de santé : le stockage local ne contient que votre jeton de session, votre adresse e-mail et quelques préférences d'affichage. Les fiches que vous consultez sont chargées depuis nos serveurs à chaque affichage. En revanche, un PDF que vous choisissez de télécharger est enregistré par votre navigateur comme n'importe quel téléchargement : c'est à vous de décider où il est conservé.

8. Sécurité

ConsentForm met en place des mesures techniques raisonnables pour protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la divulgation.

9. Droits des personnes

Vous pouvez demander l'accès, la rectification ou la suppression de vos données, ainsi que l'exercice de vos autres droits applicables, en contactant : contact@consentform.fr.

L'utilisateur peut également initier la suppression de son compte depuis l'application, via le profil utilisateur.

10. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. La version applicable est celle publiée sur cette page à la date indiquée en haut du document.